Responsable des services administratifs et financiers

L’entreprise

Constitué conformément au Code des professions et à la Loi sur les opticiens d’ordonnances, l’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec a pour mission première de protéger le public par un encadrement rigoureux des opticiens et par la promotion de normes élevées de pratique et d’éthique dans le domaine de l’ajustement de lunettes, de lentilles ophtalmiques et de lentilles cornéennes.

L’Ordre des opticiens d’ordonnances du Québec vise à jouer un rôle de leader et de partenaire dynamique dans le secteur oculo-visuel. Il veut promouvoir la reconnaissance de la compétence de l’opticien auprès du public et devenir la référence en matière de services professionnels de qualité adaptés aux besoins de la population.

Le contexte

Le.la responsable des services administratifs et financiers, par sa connaissance du cycle, des tâches et des processus comptables, assure un rôle de soutien à la direction générale et aux différents secteurs d’activité de l’Ordre (admissions et renouvellement, affaires professionnelles, formation continue, etc.) et en coordonne certains aspects administratifs et logistiques.

Les défis

• Comprendre la culture d’entreprise de l’Ordre
• Faire évoluer le logiciel comptable
• Soutenir la restructuration de la gestion documentaire

Le rôle

Se rapportant à la directrice générale, le.la responsable des services administratifs et financiers soutient administrativement l’équipe de l’Ordre, en particulier en assurant le traitement des comptes fournisseurs, des comptes clients et de la paie, ainsi qu’en appuyant le volet transactionnel de l’Ordre, par exemple en s’acquittant des multiples tâches liées au dépôts bancaires, aux transactions relatives aux admissions, aux renouvellements, à l’octroi de permis, à l’exercice en société, aux amendes et pénalités ainsi qu’aux ententes de paiement associées. Le ou la titulaire du poste assure en outre la tenue de livres ainsi que la clôture de mois et d’année fiscale en collaboration avec le service de comptabilité externe, grâce auquel elle appuie en outre la directrice générale dans la préparation du budget annuel et des états financiers trimestriels et annuels.

Le.la responsable des services administratifs et financiers effectue diverses fonctions de secrétariat et crée, révise et contrôle la qualité de certains documents produits par l’Ordre. Elle collabore aux différents secteurs d’activité de l’Ordre et en coordonne certains aspects administratifs et logistiques.

La tête recherchée

• Formation collégiale en comptabilité, en administration ou toute autre formation jugée équivalente;
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire;
• Connaissance du logiciel comptable Acomba;
• Connaissance de l’interface de paie EmployeurD ou Nethris;
• Maitrise des principaux logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Connaissance du milieu des ordres professionnels ou du milieu associatif (atout);
• Connaissance de l’interface de transactions par cartes de crédit Monéris (atout);
• Connaissance des portails de membres Connexence (atout);
• Connaissance du milieu de oculovisuel (atout).

Le savoir-faire

Administration

• Assure la codification et la transmission des factures à la firme externe de services comptables;
• Assure la gestion de la boite courriel et du courrier de l’Ordre, l’accueil des visiteurs et la réception des appels généraux;
• Soutient l’équipe en assurant les transactions financières liées à la cotisation annuelle, aux admissions, aux renouvellements, aux remboursements, aux inscriptions aux séances de formation continue, aux locations de salles d’examen professionnel, etc;
• Soutient la direction générale dans l’élaboration du budget annuel;
• Soutient la firme externe de services comptables tout au long du processus d’audit annuel;
• Traite les demandes de remboursement ou d’allocation de présence des administrateurs;
• Traite les paiements relatifs aux dossiers des candidats à l’exercice, des membres et des sociétés;
• Assure le suivi des ententes de paiements en lien avec les amendes et pénalités disciplinaires;
• Assure le traitement des comptes de dépenses;
• Traite les ventes de produits et services aux membres (objets promotionnels, formations, etc.);
• Prépare les confirmations de statut des membres et candidats;
• Assure la mise à jour des informations générales sur le site Web de l’Ordre;
• En collaboration avec les différents secteurs d’activité de l’Ordre, prépare et diffuse les bulletins de nouvelles aux membres Express-O;
• Assure un soutien administratif aux activités du conseil d’administration et des comités, et à l’organisation de l’assemblée générale et gère les calendriers des rencontres et le suivi ;
• Assure un soutien administratif aux admissions et la gestion du tableau de l’Ordre;
• Collabore à la préparation du rapport annuel;
• S’occupe des commandes de fournitures de bureau;
• Assiste la secrétaire de l’Ordre lors de la période électorale et la direction générale dans la coordination des activités de gestion;
• Assure le suivi des archives.

Comptabilité

• Assure la tenue de livres et la conciliation des écritures;
• Collabore avec le service comptable externe pour assurer la clôture des périodes financières;
• Assure le suivi de la paie et au besoin voit à la production des relevés d’emploi.

Le savoir-être

• Affinité naturelle avec les chiffres et les processus comptables;
• Rigueur et excellent sens de l’organisation;
• Sociable et fortes qualités relationnelles;
• Autonomie, intégrité et confidentialité;
• Bienveillance envers ses collègues et esprit d’équipe;
• Respect des différences et tendance à l’inclusion;
• Aptitudes développées pour le service à la clientèle.

Les +

• 3 semaines de vacances annuelles après la première année;
• Mode hybride;
• Participation facultative au RVER en vertu des obligations de l’employeur;
• Programme d’assurances collectives payé à 50 % par l’employeur;
• Assurance vie de base;
• Assurance vie des personnes à charge;
• Assurance invalidité de longue durée;
• Assurance mort accidentelle ou mutilation;
• Soins médicaux;
• Soins dentaires (individuel ou familial).
• À noter : bénéfices en vigueur pour les employés permanents après leur période d’essai.